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Im Zuge moderner Arbeitskulturen sind leane und agile Arbeitsmethoden in vielen Unternehmen bereits heute schon Standard. So erfreuen sich vor allem Workhacks auf Teamebene großer Beliebtheit, da sie Arbeitsergebnisse und Effizienz enorm steigern.

Einfach besser arbeiten ist nicht so schwer, wie viele denken. Wir haben hierzu die Organisationsentwicklerin Lydia Schültken befragt, wie die Zusammenarbeit und die Produktivität in Teams durch kleine Änderungen effektvoll verbessert werden.

Hays: Frau Schültken, was verstehen Sie unter einem Workhack?

Schültken: Workhacks sind agile minimalinvasive Methoden, um die Zusammenarbeit und Arbeitsergebnisse von Teams zu verbessern. Sie sind zudem ein systematischer Ansatz für eine positive Teamdynamik und verstärkte Reflexionsfähigkeit – ohne groß angelegtes Change-Programm.

Klingt furchtbar trocken, oder? Ist es aber nicht. Weil es nicht nur darum geht, was Workhacks von ihrer Definition her sind, sondern was sie bewirken. Und da kann ich sagen, dass sie eine Menge toller Sachen bewirken: mehr Vertrauen, Flexibilität, Agilität, Spaß, Lust auf Veränderung und ein größeres Bewusstsein dafür, dass man selbstbestimmt und kreativ Veränderung gestalten kann.

Hays: Welche Rolle nehmen Workhacks bei einer Transformation ein? Kann man eine ganze Organisation mit Workhacks verändern?

Schültken: „Ja und nein“ ist die diplomatische Antwort. Ich spreche ungern von einem Unternehmen als einem „zu transformierenden Objekt“. Es gibt auch nicht eine Kultur in einem Unternehmen, die man „changen“ kann.

Meine Erfahrung ist, dass die meisten Change-Programme versuchen, „die Kultur“ zu verändern und Maßnahmen ergreifen, die für alle gleich sind. Das klingt auch erst mal gut, weil es einfacher umzusetzen, zu steuern und kontrollieren ist. Aber wir verändern ja nicht, damit wir besser steuern und kontrollieren können, sondern um erfolgreicher, innovativer und agiler zu werden.

Deshalb müssen wir bei Change-Programmen etwas genauer hinschauen und nicht das Unternehmen, sondern die Teams und Abteilungen in Augenschein nehmen. Also hab ich mir angeschaut, was sehr erfolgreiche, innovative und agile Teams tun: Was genau machen die anders? Und dabei habe ich tolle Sachen entdeckt. Erfolgreiche Teams tun eben viele Dinge anders als durchschnittliche oder unterdurchschnittliche Teams. Beispielsweise Timeboxing: Viele Teams setzen sich sehr strikte Zeitfenster in Meetings und sind somit gut darauf vorbereitet und sprechen sehr fokussiert. Ein sehr guter Begleiter dafür ist übrigens der TimeTimer®, an dem man gut sehen kann, wie die Zeit abläuft. Dann habe ich angefangen, die Essenz aus diesen Sachen herauszuarbeiten und Workhacks zu entwickeln.

Ein Unternehmen kann also eine Transformation mit Workhacks vorantreiben, wenn es ausreichend viele Teams Workhacks ausprobieren lässt. Aber nicht, wenn alle die gleichen Workhacks machen sollen.

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Hays: Gibt es denn besonders beliebte Workhacks, die für viele Teams gut sind?

Schültken: Ja, die gibt es, aber wichtig für den erfolgreichen Einsatz von Workhacks ist eine Zauberformel. Diese Zauberformel heißt: Wahl. Ich lasse jedes Team wählen, OB sie mit Workhacks arbeiten wollen, und wenn sich mehr als 80 % der Teammitglieder (anonym und geheim) für den Einsatz von Workhacks aussprechen, dann wählen sie, WELCHEN Workhack sie einsetzen wollen.

Unser Bestseller ist mit Abstand der Workhack „Fokuszeit“. Bei dem wird eine Stunde am Tag nicht gesprochen, nicht telefoniert, kein Small Talk gemacht und es finden keine Meetings in diesem Zeitraum statt. Ca. 6 von 10 Teams wählen diesen Workhack. Wenn ich allerdings in ein Team ginge und sagte: „Ich weiß, was ihr braucht, ihr braucht Fokuszeit. Lasst uns mal damit starten.“ Was meinen Sie, welche Reaktionen ich hervorrufen würde? Ich würde Widerstand hervorrufen. Das habe ich in „normalen“ Change-Programmen häufig genug erlebt. Deshalb bieten wir bei #workhacks immer die Wahl.

Hays: Dann bestimmt also nicht die Führungskraft, welcher Workhack eingesetzt wird? Welche Auswirkungen haben Workhacks eigentlich auf die Führung?

Schültken: Das ist eine sehr gute Frage. Die einen sagen „ihr beschneidet meine Führungskompetenz – ich weiß doch, was für mein Team gut ist, und zwar besser, als die Teammitglieder es selbst wissen“. Diese Führungskraft fühlt sich durch Workhacks gegängelt. Die anderen sagen: „Herrlich, jetzt kann ich gemeinsam mit meinem Team etwas Neues ausprobieren und muss sie nicht (emotional) hinter mir herziehen.“

Wir sprechen seit Jahren davon, dass die neue Führungskraft eher Moderator, Coach und sonst was sein soll. Aber in der Realität trifft die Führungskraft meist die Entscheidung. Mit Workhacks lernt das Team neue Möglichkeiten kennen, gemeinsam zu entscheiden, ohne sich im demokratischen Nirvana zu verirren.

Hays: Zum Abschluss noch eine wichtige Frage: Für welche Unternehmen oder Teams eignen sich Workhacks so gar nicht?

Schültken: Ich habe schon gescheiterte Prozesse erlebt, wenn z. B. der Geschäftsführer Angst bekommen hat vor zu viel Selbstständigkeit seiner Mitarbeiter. Workhacks machen die Mitarbeiter mündiger, weil sie ihre eigene Veränderung gestalten, Entscheidungen treffen, Konsequenzen erleben, Workhacks weiterentwickeln, adaptieren oder manchmal auch ein Experiment mit Workhacks beenden, weil es nicht das Richtige war. Diese Erfahrung verringert die Distanz, die sie häufig zur Führungskraft haben, und ebnet den Weg für mehr Kollaboration. Wer das nicht will, sollte die Finger lassen von Workhacks.

Wie sind Ihre Erfahrungen zum Thema Workhacks? Wenden Sie diese bereits in Ihrem Team an? Ich freue mich über einen Austausch mit Ihnen.

Hays: Frau Schültken, wir bedanken uns für das Gespräch mit Ihnen.

Über die Gastautorin Lydia Schültken

Lydia Schültken ist die Erfinderin von Workhacks und Autorin des gleichnamigen Buchs „workhacks“, das 2017 im Haufe Verlag erschien. Sie und ihr Beraterteam begleiten zahlreiche Teams vor allem in großen Unternehmen und Behörden bei der Einführung von Workhacks. Als Co-Autorin des Bestsellers „Management Y“, Speakerin und Gastautorin in verschiedenen Medien gestaltet sie den Diskurs rund um die Veränderung der Arbeitswelt aktiv mit.

Seit mehr als 10 Jahren ist Lydia Schültken selbständige Beraterin, hat viele digitale Unternehmen und Startups begleitet und dort gelungene, praxisnahe Instrumente für gute Zusammenarbeit gefunden. Zudem ist sie inspiriert durch Erkenntnisse aus der Verhaltenspsychologie, Neurobiologie, positiver Psychologie, Agilem Management, Design Thinking, Lean Startup und Selbstorganisation.

Weitere Informationen zu Workhacks finden Sie hier: http://www.workhacks.de/

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