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„Sie können jetzt in dieser wichtigen Phase des Projektes keinen Urlaub nehmen.“ Dieser Satz kommt Ihnen sicher bekannt vor, egal in welcher Rolle Sie ihm begegnet sind. Daran scheint inhaltlich erst einmal nichts verkehrt zu sein. Was passiert jedoch, wenn Sie das Wort Urlaub durch Krankheit, Rente oder Kündigung ersetzen? „Sie können jetzt in dieser wichtigen Phase des Projektes doch nicht krank werden.“ Wie klingt das für Sie? Können Sie diese Aussage auch noch nachvollziehen?

Aufgrund diverser Faktoren ist die mögliche Abwesenheit ihrer Mitarbeiter eine der größten Sorgen so mancher Firma – ein deutliches Zeichen dafür, dass etwas im Argen liegt. Das bringt uns zu Wissensinseln, Bottlenecks oder Personalmangel – die unkalkulierbare Abhängigkeit und Risiko für jedes Unternehmen bedeuten.

Auf der menschlichen Ebene kann das ungewollte Wissens-, Fähigkeits- oder Arbeitskraftmonopol sogar schädlich sein. Denn wenn Ihre Mitarbeiter allein für ein Projekt verantwortlich sind, kann das enorm hohen Druck ausüben und zu einer hohen Arbeitsbelastung führen. Die Folge davon können Überforderung, Unzufriedenheit und Ausfall sein, also genau das, was es zu vermeiden gilt.

Ungeplanter Personalmangel

Was passiert mit Ihrem Team (oder Projekt), wenn einzelne Menschen ausfallen? Auf wie viele Mitarbeiter können Sie verzichten, ohne dass das Team kollabiert oder das Projekt nicht beendet werden kann bzw. scheitert?

Auf ein Team bezogen ist hier eine möglichst hohe Zahl wünschenswert. Heruntergebrochen auf einen einzelnen Menschen kann die Unersetzlichkeit durch die Wahrscheinlichkeit ausgedrückt werden, mit der ein Ziel durch den Ausfall dieses Menschen nicht mehr erreichbar ist.

Willkommen auf der Wissensinsel

Wissensinseln, egal ob auf Kopf-, Team- oder Abteilungsebene, sind extreme Risiken, daher sollten Sie diese unbedingt vermeiden bzw. auflösen. Ich beziehe Wissensinseln auch auf Fähigkeiten, die nur ganz wenige bestimmte Mitarbeiter haben und die deshalb einen Engpass darstellen. Die Gründe, warum diese existieren, können sehr vielfältig sein und gravierendere Probleme als Ursache haben!

So könnten zum Beispiel nur reine Experten eingestellt worden sein, denen es oftmals sehr schwerfällt, über ihr Spezialgebiet hinaus zu agieren oder im Team zu arbeiten. Wenn im Unternehmen Wissen über die Firma und ihren Betrieb nur einigen wenigen zur Verfügung gestellt wird, dann sind Wissensmonopole ein hausgemachtes Problem. Eventuell fördert aber auch die Unternehmensstruktur und -kultur, dass Menschen ein Monopol auf Wissen und Fähigkeiten anstreben, um sich unverzichtbar zu machen, sich abzusichern. Vielleicht erhalten sie auch nur über ihren Expertenstatus die gewünschte Anerkennung.

Dies sind nur ein paar Beispiele, die Ihnen verdeutlichen sollen, dass es in komplexen Systemen, wie es Teams, Abteilungen und Firmen sind, nicht immer einfach zu erkennen ist, warum etwas ist, wie es ist. Oft ist es auch ein komplexes Zusammenspiel verschiedener Faktoren.

Wissensverteilung als Maßnahme zur Risikominimierung

Besonders gut können Sie eine Risikominimierung erreichen, wenn Sie Mitarbeiter in Teams organisieren und alle gemeinsam ein Ziel verfolgen. Das bedeutet, dass zwar jeder Mitarbeiter weiterhin seine Expertise in bestimmten Bereichen hat, er aber die Fähigkeit und den Willen besitzen muss, seine Teamkollegen zu unterstützen und bei Bedarf sogar ihre Arbeit bis zu einem bestimmten Grad zu übernehmen. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass jeder im Team über die Arbeit der Kollegen Bescheid weiß.

Hier können Sie sich an agilen Methoden wie Scrum orientieren, die ganz klar den Fokus auf das funktionierende und ausfallsichere Team, dessen Unabhängigkeit und Selbstorganisation legen. Prozesse, Tools und eine entsprechende Kommunikation unterstützen Sie zudem beim regelmäßigen Wissensaustausch, der Weiterentwicklung von Mitarbeitern und Team, der Zusammenarbeit und der kontinuierlichen Verbesserung. Neben klassischen Wissensdatenbanken (digital oder analog) und Input durch externe Experten gibt es aber auch neue Formen der Zusammenarbeit (zum Beispiel Pair Programming in der IT).

Der Teamgedanke sorgt dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter wirklich verantwortlich für die Ziele des Teams und auch der Firma fühlen und bei der Problembewältigung bzw. Lösungsfindung aktiv und kreativ mitarbeiten. Das Team oder Kollektiv ist so in der Lage, gemeinsam mehr in besserer Qualität zu erreichen. Der Ausfall eines Kollegen kann im Team so auch viel leichter kompensiert werden.

Den möglichen Mehraufwand für diese Maßnahmen sollten Sie ganz bewusst unter Risikominimierung verbuchen, da er sich langfristig um ein Vielfaches auszahlen wird. Neben der Ausfallsicherheit sorgen diese Maßnahmen nämlich auch dafür, dass zukünftige Aufgaben von mehreren Menschen und Teams erledigt werden können.

Fazit: Wenn Sie es also schaffen, Wissen und Fähigkeiten auf mehrere Schultern zu verteilen, vermeiden Sie Engpässe, minimieren Risiken und nehmen Ihren Mitarbeitern den Druck.

Über den Gastautor Alexander Keller

Alexander Keller ist als freiberuflicher Berater, Trainer und Coach unter der Flagge Humans Matter in Berlin und ganz Deutschland tätig. Er bietet verschiedene Weiterbildungen, Seminare und Trainings ebenso wie Inhouse-Unterstützung an. Herr Keller unterstützt Menschen und Unternehmen dabei, ihr volles Potenzial (wieder) zu entfalten und die Grundlage für nachhaltigen Erfolg zu schaffen. Dabei liegt sein Fokus auf agilen Methoden, den Prinzipien und Werten dahinter, Kommunikation und Psychologie. Erfahren Sie hier mehr über Alexander Keller und Humans Matter.

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