Die Digitalisierung und der Einsatz künstlicher Intelligenz ist in den meisten Branchen auf dem Vormarsch und macht auch vorm Personalwesen nicht halt. Mehr als zwei Drittel aller Unternehmen in Deutschland nutzen bereits sogenannte Bewerbermanagement-Systeme bzw. „Application Tracking Systeme“ (kurz: ATS), die es ihnen erlauben Bewerbungen elektronisch zu sortieren; nicht selten sogar schon zu selektieren. Wie Sie es schaffen, auch im maschinell erstellten Ranking weit vorne dabei zu sein, erfahren Sie hier.

Wie lesen Mensch und Maschine Ihre Bewerbungen?

Da Sie nicht erahnen können, ob Ihre Bewerbung tatsächlich von einer Maschine oder doch direkt von einem Personaler* gelesen wird, sollten Sie Ihren CV möglichst für beide Fälle optimieren. Das ist ohne Weiteres möglich, da sich die Tipps gegenseitig nicht ausschließen. Hierzu ist es allerdings wichtig zu begreifen, wie sowohl Mensch als auch Maschine Ihre Unterlagen lesen.  

CV-Parsing – die Maschine liest Ihren Lebenslauf

Als Teil eines ATS nutzen Unternehmen diese Technologie, um Lebensläufe automatisiert auslesen zu lassen. Das jeweilige Parsing-Tool überträgt Daten aus Ihrem CV mittels semantischer Analyse automatisch in definierte, vorstrukturierte Felder. Als Beispiel: Der CV-Parser bemerkt, dass zumeist nach Ihrem Namen Ihre Kontaktdaten im Lebenslauf oben (links) stehen. Durch das Erkennen dieses Musters kann er die Daten den vorgesehenen Feldern zuordnen. Einige Parser errechnen anhand der von Ihnen im Lebenslauf angegebenen Daten Ihre Berufserfahrung in der jeweiligen Position. Wenige, sehr hoch entwickelte CV-Parser, können bereits – durch lernende, intelligente Algorithmen – Strukturbeziehungen  aus Ihrem Lebenslauf verstehen und sie entsprechend geordnet extrahieren.

Robot Recruiting/Job-Matching – die Maschine beurteilt Ihre Passgenauigkeit

Im weiteren Prozess kann in einem Bewerbermanagement-System ein (teil)automatisiertes Matching zu ausgeschriebenen Stellen des jeweiligen Unternehmens erfolgen oder es können gewisse Bewerberprofile miteinander verglichen werden. Das bedeutet, dass ohne menschlichen Einfluss bereits eine Vorsortierung der eingehenden Unterlagen vorgenommen wird. Der Inhalt Ihres Lebenslaufs (manchmal auch Ihrer kompletten Bewerbungsunterlagen) wird anhand von Keywords, also relevanten Schlüsselbegriffen, auf Ihre Eignung bezüglich der jeweiligen Position bewertet. Dies kann durch Rankings oder prozentuale Matching-Faktoren erfolgen.

Das menschliche Auge – Eyetracking und wie Personaler Unterlagen screenen

Je nach Studie nehmen sich Personaler, die ganz ohne Robo-Unterstützung alle eingehenden Unterlagen durchsehen müssen, zwischen 43 Sekunden (!) und maximal fünf Minuten Zeit, um Ihre Unterlagen zu sichten. Die Tendenz geht eher in Richtung unter eine Minute. Keine Sorge, diese ein oder zwei Minuten bedeuten nicht, dass der Inhalt Ihres CV komplett irrelevant ist, sondern lediglich, dass nach dem ersten Screening genug Zeit bleibt, die Bewerber vom „Behalten-Stapel“ nochmals genauer anzuschauen.

Aus unterschiedlichen Studien und Befragungen geht hervor, dass ein professionelles Bewerbungsfoto oftmals Blickfang Nummer eins ist; auch in Zeiten des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG).

Weiter wandert der Blick dann zu Ihrem Namen, Ihrer aktuellen Position inkl. des aktuellen Arbeitgebers, über die vorherige Position samt Zeiträumen bis hin zur (akademischen) Ausbildung. Besonders achten Personaler dabei auf relevante Keywords - also gar nicht so anders als ein CV-Parsing Tool.

Aufgrund dieser Fakten ist es wichtig, wie sowohl Eye-Tracking als auch meine Erfahrung zeigen, einen klar strukturierten Lebenslauf vorweisen zu können. Recruiter haben so die Chance auch  kurzer Zeit das Wichtigste von Ihnen zu erfassen. Das menschliche Auge bevorzugt also eine klare Struktur und gibt dieser weiten Vorrang vor einem kreativen Design – je nach Zielbranche natürlich!

Handlungsempfehlungen im Überblick

Wie bereits jetzt schon ersichtlich sein sollte, macht es also für die Gestaltung Ihres Lebenslaufs wenig Unterschied, ob ein Unternehmen eine Parsing-Software benutzt oder ein Recruiter die Erstauswahl trifft. Im Hinblick auf Bewerbungsfotos und persönliche Präferenzen z.B. hinsichtlich Schriftgröße und etwaiger Farbgebung, kann Ihnen der Einsatz eines Parsing- und Matching-Tools sogar zum Vorteil gereichen. Nachfolgend finden Sie einige Erläuterungen, worauf Sie beim Erstellen Ihres mensch- und maschinenlesbaren CVs achten sollten und warum:

1. Eine klare Struktur

Sie ist nicht nur für ein Parsing-Tool relevant, sondern auch für das schnelle Extrahieren von relevanten Informationen durch den Personaler äußerst wichtig. Hierzu gehört zum einen nicht nur ein sinnvoll gewähltes, gängiges Format Ihres Lebenslaufs (bestenfalls senden Sie ein PDF-Dokument, so gehen Sie sicher, dass sich beispielsweise bei verschiedenen Software-Versionen nichts verschiebt), zum anderen auch eine deutliche und am besten tabellarische Darstellung Ihrer beruflichen Stationen, optisch getrennt durch sinnvoll gewählte Überschriften. Damit meine ich z.B. „Berufserfahrung“ oder „Studium/Ausbildung“. Wie bereits erwähnt sollten Sie zugunsten der Struktur und Lesbarkeit auch auf klare Stellenbezeichnungen und Unternehmensbenennung achten. Für das menschliche Auge empfiehlt es sich, diese Infos ggfs. auch zu highlighten (kursiv oder fett).

2. Klar positionierte Kontaktdaten

Um Platz zu sparen oder dem Lebenslauf eine persönliche Note zu geben nutzen Bewerber gerne Kopfzeilen im CV. Sie können von vielen Parsern jedoch nicht korrekt ausgelesen werden und erscheinen dann entweder als leere Felder im System oder tauchen irgendwo in Ihrem Datensatz auf. Und wenn ich Sie dann nun nicht kontaktieren kann, dann gehe ich vielleicht ob meiner knappen Zeit zum nächsten, fachlich vergleichbaren Bewerber über. Extra Tipp: viele ATS parsen nur den Lebenslauf, daher ist es irrelevant, ob Sie Ihre komplette Anschrift schon im Anschreiben hinterlegt haben, in Ihren CV gehören zumindest Ihr Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

3. Das richtige Datumsformat für jede Station

Eine Parsing-Software ist oft auf Standards programmiert – und so ist es auch oft mit dem menschlichen Gehirn! Stellen Sie das Datum jeder einzelnen Station klar lesbar, bestenfalls klassisch auf der linken Seite des Dokuments, bündig mit Position und Unternehmen dar. Wichtig ist hierbei, nicht nur im gesamten Lebenslauf konsequent zu bleiben, sondern auch stets – außer bei der aktuellen Station – ein Enddatum anzugeben. Am weitesten verbreitet ist die Formatierung MM/JJJJ oder Monat/JJJJ (also 04/2020 bzw. April/2020). Schlimmstenfalls interpretiert ein CV-Parser nämlich ein nicht erkanntes Datum als Lücke. Selbst uns Recruitern passiert es beim schnellen Erstscreening, dass wir Daten, die nicht an der gewohnten Stelle oder im gewohnten Format stehen, glatt übersehen.

4. Texte, keine Bilder und die richtige Schriftart

Hier mag es kleine Abweichungen zwischen Mensch und Maschine geben. Während ich in einem PDF-Dokument wohl schwerlich erkennen kann, ob Sie hinter den Text eine Tabelle gelegt oder eine Station in Ihrem CV als Bild hineinkopiert haben, macht es für den CV-Parser einen Unterschied. Es gibt schon einige Hochleistungsparser, die bereits OCR (also die Texterkennung innerhalb eines Bildes) leisten und mit hinterlegten Tabellen umgehen können. Sicherlich werden sich Parsing-Technologien auch weiterhin verbessern. Jedoch können viele Parser genau mit diesen Extras schlecht umgehen. Ähnlich sieht es bei der Wahl der Schriftart aus, bleiben Sie bei den gängigen, leicht lesbaren Schriftarten, wie Arial, Calibri oder gar Times New Roman. Ganz wichtig: Scannen Sie Ihren Lebenslauf nicht ein, um ihn elektronisch an das Unternehmen zu senden. Ein eingescanntes Dokument ist ein Bild, das wie eben beschrieben nicht von allen Parsern verarbeitet werden kann.

5. Ausführlich, prägnant und auf die Stelle zugeschnitten

Nicht erst seit dem Einsatz von Parsing-Tools sollten Sie Ihre relevante berufliche Erfahrung, vor allem aus den letzten zwei bis drei Stationen, ausführlich im Lebenslauf aufführen. Egal ob Ihre Aufgaben in Anschreiben oder Zeugnis geschrieben stehen: Recruiter und Parser sowie Matching-Technologien screenen zuerst – und manchmal zunächst ausschließlich Ihren Lebenslauf.

Nutzen Sie zur Strukturierung einzelner beruflicher Stationen klassische Bullet-Points, da Sonderzeichen teils nicht gelesen (s. Punkt 4.) und so Zusammenhänge ggfs. nicht erkannt werden können.

Recherchieren Sie die Stelle sehr sorgfältig und bringen Sie möglichst viele Schlagworte aus der Stellenbeschreibung mit in Ihrem CV unter. Hierzu zählen Hard- und Softskills. Denn ein Ranking wird hauptsächlich nach der Anzahl (manchmal auch der Position) der relevanten Keywords erfolgen. Behalten Sie dabei im Blick, dass der Lebenslauf kein Roman ist, einzelne Stationen also nicht seitenlang beschrieben werden sollen, und behelfen Sie sich bei Softskills etwa durch die Angabe von Hobbies oder ehrenamtlichem Engagement.

Zum Beispiel (falls in einer Stellenausschreibung Kreativität und Teamfähigkeit gefordert sind):

Hobbies:

Kreativität & Sorgfalt: Zeichnen, Töpfern

Teamfähigkeit & Ehrgeiz: Handball – Teamkapitän

Selbst wenn Sie Ihre Freizeitbeschäftigung nicht nennen möchten oder können, versuchen Sie Softskills in die einzelnen beruflichen Stationen mit aufzunehmen. So beispielsweise als Bulletpoint „Erfolgreiche Einführung eines neuen Ablagesystems, Effizienzsteigerung um 27% aufgrund meines Vorschlags und meines Organisationsgeschicks“

6. Korrekte Rechtschreibung

Für die menschliche Beurteilung schlichtweg ein Zeichen von Sorgfalt, für einen CV-Parser allerdings ein großes No-Go sind Rechtschreib- oder Tippfehler im Lebenslauf. Das Tool kann ggfs. Keywords – vor allem relevante – durch orthografische Fehler  nicht erkennen und Ihnen somit die Fähigkeit nicht zuschreiben. Gleiches gilt für Leerzeichen innerhalb von Wörtern, mit denen diese optisch hervorgehoben werden sollen. Das Parsing-Tool erkennt im ungünstigsten Fall nur jeden Buchstaben einzeln, nicht aber das Keyword. Nutzen Sie hier besser Unterstreichungen bzw. formatieren Sie, wie bereits erwähnt, fett oder kursiv.

Extra-Tipps

Unter Karriereexperten wird heiß über das sogenannte „White-Lettering“ (weiße Schrift auf weißem Hintergrund) und „Keyword-Stuffing“ (zu viele Schlagworte in einem CV unterzubringen) diskutiert. Sie sollten Ihren Lebenslauf schon den Schlagworten der Stellenausschreibung anpassen – dabei jedoch ehrlich bleiben und nicht ein Keyword zu häufig im Dokument unterbringen.

Auch weiße Schrift auf weißem Grund halte ich nur in manchen Fällen für angebracht. Einige CV-Parser sind schon intelligent genug, Ihnen hierbei auf die Schliche zu kommen und geben Ihnen im Matching ggfs. Abzüge. Außerdem wird sich ein Recruiter, der irgendwann im Prozess Ihr Profil zu Gesicht bekommt, sicher fragen wo die Keywords geblieben sind. Das kann zu einem negativen Eindruck führen.

Dennoch empfehle ich in einigen Situationen die „Weiß-auf-Weiß-Taktik“. Vor allen Dingen dann, wenn Sie beispielsweise wenig Platz im Dokument haben und dennoch zusätzlich zu einer ausgeschriebenen Version, z.B. Ihres Abschlusses, eine Abkürzung mitgeben oder alternative Schreibweisen aufführen möchten. Als Beispiel: „Bachelor of Engineering“ und „B.Eng.“ Setzen Sie dies allerdings vorsichtig und gut dosiert ein, um keine negativen Effekte zu erzielen.

Zuletzt noch ein Tipp außerhalb des eigentlichen Dokuments: Sowohl für die Personaler als auch für den Parser sollten Sie Ihre Dokumente sinnvoll benennen, bestenfalls Dokument_Vorname.Nachname (z. B. CV_Max.Mustermann.docx). Oder Sie packen alle Dokumente in eine Datei und benennen diese entsprechend. Auf diese Weise haben Sie vielleicht sogar die Chance, dass der Parser nicht nur Ihren CV liest, sondern auch Ihr Anschreiben screent.

Wenn Sie weitere Fragen zum Lebenslauf bzw. rund um Bewerbungsthemen haben, besuchen Sie unser Karriere-Center oder vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenfreie, telefonische Beratung unter relationshipmanagement@hays.de.

* Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben auf Angehörige aller Geschlechter.

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