Die aktuelle IDG-Studie IT-Freiberufler 2019 in Zusammenarbeit mit Hays, die im jährlichen Turnus erscheint, offenbart für die zukünftige Situation von IT-Freiberuflern einige Herausforderungen. 

Die Befragungsergebnisse geben insbesondere Hinweise auf die Vielschichtigkeit und den Dilemma-Charakter des rechts- und regelkonformen Fremdpersonaleinsatzes. Die Änderung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes und anderer Gesetze, die am 1. April 2017 in Kraft getreten ist, hat nochmal gezeigt, dass der Einsatz von selbständigen Experten große Compliance-Anstrengungen auf Seiten der Auftragnehmer und -geber erfordert. Auf dem Markt gibt es auf beiden Seiten Verunsicherungen, was nicht selten dazu führt, dass viele Unternehmen Innovationsprojekte verschieben oder gänzlich absagen.

Rechtliche Regularien als Hürde

Um einen möglichst rechtssicheren Rahmen für den Einsatz von selbständigen IT-Experten zu schaffen, fragen Unternehmen immer häufiger nach einer Beauftragung von selbständigen IT-Experten im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung an. Dies stellt bereits einen Widerspruch in sich dar und macht deutlich, dass diese Anfragen wenig bis gar nicht erfolgsversprechend sind:

1.) IT-Freelancer sind aus Überzeugung und mit Herzblut selbständig. Dies ist nämlich auch ihre größte Stärke. Die Selbständigkeit und die damit einhergehende Freiheit ermöglicht es erst, dass der Freelancer seine gesamte Expertise entfalten und diese projektbasiert einsetzen kann.

2.) Zudem sind selbständige Experten bewusst selbständig und aus freien Stücken in dieser Beauftragungsform unterwegs. Dies spiegelt ihr unternehmerisches Lebensgefühl wider.

Laut einer aktuellen Studie des BITKOM gab es 2018 82.000 offene Stellen für IT-Experten in der deutschen Wirtschaft. Dies sollte jedem deutlich machen: Falls ein selbständiger Experte als Arbeitnehmer tätig werden möchte, gibt es neben der Zeitarbeit auch eine große Anzahl an offenen Stellen in der Wirtschaft.

Ein noch viel wichtigeres Argument gegen die Beauftragung in der Arbeitnehmerüberlassung sollte für viele Unternehmen das Mindset des selbständigen Experten sein. Ein Freelancer hat von Natur aus ein viel größeres Interesse, ein Projekt in der angegebenen Zeit mit den vereinbarten Ressourcen erfolgreich zu beenden, um seinen Marktwert und seine Expertise zu steigern.

Die Komplexität des regelkonformen Fremdpersonaleinsatzes steuerbar machen

Zugegeben: Das Thema „rechts- und regelkonformer Fremdpersonaleinsatz“ ist äußerst komplex. Das liegt unter anderem auch daran, dass man es aus sehr vielen Perspektiven betrachten kann. Dies zeigt sich deutlich in unserer täglichen Beratungspraxis der Abteilung Compliant Sourcing.

Ein Karussell an Blickwinkeln und Verantwortlichkeiten

Die Managementperspektive im Unternehmen verbindet regelmäßig die rechtliche Risikoabwehr für das Gesamtunternehmen mit den betriebswirtschaftlichen – wettbewerbsbezogenen – Zielsetzungen. Dies ist besonders deutlich spürbar bei Unternehmen, die im internationalen wettbewerblichen Kontext agieren.

Insbesondere die Sorge vor Fällen einer möglichen „Scheinselbständigkeit“ oder „verdeckten Arbeitnehmerüberlassung“ im Dienst- und Werkvertrag hat an vielen Stellen dazu geführt, dass sich die Managementebenen in deutschen Unternehmen intern wie extern intensiv juristisch haben beraten lassen. Im Ergebnis wurden auf dieser Basis juristische Risikolinien definiert und verabschiedet.

Ergänzend haben sich die Compliance-Organisationen zahlreicher Firmen – teilweise auf Auftrag des Managements, teilweise aus eigener Initiative – des Themas angenommen und ihre Kontrollfunktion auf die Herausforderungen abgestimmt.

Auch die strategischen Einkaufsabteilungen – als regelmäßig involvierte Stakeholder im Fremdpersonalbeschaffungsprozess – haben entsprechend die beschriebenen Anforderungen erfasst und aktiv Maßnahmen getroffen, um die für sie relevanten Anforderungen prozessual abbilden zu können.

Die Fachbereiche wiederum stehen in der Praxis oftmals im größten operativen Dilemma. Sie sind diejenigen, die teilweise sogar divergierende Vorgaben umsetzen müssen, gleichzeitig aber auch den stärksten operativen Druck bzgl. der Umsetzung von Projektzielen erfahren.

In der Praxis sehen wir oftmals ein selbst geschaffenes Karussell von Verantwortlichkeiten: Die Fachbereiche wenden sich an das Management, das Management verweist an die Rechtsabteilung, diese wiederum auf eine externe rechtliche Bewertung und an die unter Umständen eigens aufgesetzte Fremdpersonal-Taskforce, die die Prozesse auf der Basis eines Compliance-Frameworks aussteuert. Doch wie können die verschiedenen Perspektiven erfolgreich zusammengeführt werden?

Change-Management als Ansatz zur Auflösung der Dilemma-Situation

Eine erfolgreiche Strategie zum Einsatz von Fremdpersonal in der eigenen Organisation sollte aus unserer Erfahrung daher immer darauf abzielen, alle wichtigen Informationen zum regelkonformen Einsatz von Fremdpersonal (vom Briefing des Topmanagements bis zum zuständigen Ansprechpartner in den Fachabteilungen) adressatengerecht aufzubereiten.

Drei wesentliche, aus unserer Sicht nahezu verallgemeinerbare Erfolgsfaktoren zur Einführung einer erfolgreichen Compliant-Sourcing-Strategie sehen wir insbesondere in der Bearbeitung folgender Teilaufgaben:

Definition einer ganzheitlichen Fremdpersonaleinsatz-Strategie

Aufstellung einer Fremdpersonaleinsatz-Strategie durch das Management, die sich aus der Unternehmensaufstellung ergibt und die über alle Ebenen transparent operationalisiert wird.

Nur wenn das Management hinter der Umsetzung der Maßnahmen steht, klare Prioritäten vorgibt und eine Plattform schafft, die zu einer Klärung der entstehenden Konflikte führt, können die verschiedenen Perspektiven erfolgreich zusammengeführt werden.

Festlegung einer Roadmap

Die Bewertung des Themas als Change-Management-Aufgabe und die aktive Behandlung der natürlicherweise entstehenden Konflikte zwischen den beteiligten Einheiten auf dem Weg zu den strategischen Zielen für den Fremdpersonaleinsatz.

Eine Compliant-Sourcing-Strategie einzuführen, bedeutet nicht, einen Schalter umzustellen, sondern sich auf einen Weg zu machen. Nicht die Einführung einzelner Dokumente ist entscheidend, sondern eine Unternehmenskultur zu schaffen, die Bestehendes immer wieder in Frage stellt und eine Weiterentwicklung zulässt.

Operative Unterstützung der Fachbereiche zur Einhaltung der Strategien

Die Entwicklung von Sensibilisierungsmaßnahmen, die den Fachbereichen Anleitung für die tägliche operative Arbeit mit Bezug zum Fremdpersonaleinsatz geben.

Wir stellen gerade in unserer Beratungspraxis einen hohen Bedarf an Sensibilisierungsmaßnahmen fest. Dieser Bedarf hat eine klare Ursache: Gerade dort, wo der Druck am höchsten ist und die Zielkonflikte am deutlichsten spürbar sind, muss verstanden werden, warum Compliance-Maßnahmen existieren. Nur so kann hinreichend Akzeptanz geschaffen werden, um die Compliance-orientierte Organisation aufrechtzuerhalten.

Wir machen insbesondere dort immer wieder besonders positive Erfahrungen, wo Fachbereiche kontinuierlich sensibilisiert und aktiv geschult werden.

Vor diesem Hintergrund haben wir in den letzten Monaten unser Compliant-Sourcing-Leistungsportfolio um verschiedene Sensibilisierungskonzepte ergänzt: vom individualisierten Managementworkshop über die Best-Practice-orientierte Fachbereichsschulung bis zur toolbasierten und skalierbaren Compliance-Schulung in Form webbasierter Trainings.

Welche Erfahrungen haben Sie bisher mit dem Thema gemacht? Wir freuen uns über einen Austausch mit Ihnen.

Über unseren Kollegen Matthias Kossin

Matthias Kossin ist seit 2006 für Hays tätig. Nach verschiedenen Vertriebsstationen und Projektmanagement-Aufgaben innerhalb des Hays-Konzerns, hat Herr Kossin in den letzten Jahren die Einheit Compliant Sourcing als Abteilungsleiter maßgeblich mitentwickelt. Die Abteilung Compliant Sourcing berät Kunden von Hays aktiv bei der Gestaltung von Prozessen und Organisationsmaßnahmen zu Themenstellungen rund um den rechts- und regelkonformen Fremdpersonaleinsatz.

Über unseren Kollegen Minjou Stewener

Minjou Stewener ist seit 2016 für Hays tätig und fungiert in seiner Funktion als Senior Referent Public Affairs als Ansprechpartner für Politik, Wirtschaft und Verbände in Berlin. Hierbei vertritt er die Interessen von Hays auf Bundesebene. Dabei liegt sein Schwerpunkt auf den Themen Digitalisierung und Arbeitsmarktpolitik.

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