Bei Ihnen stapeln sich die To-Do's und statt weniger Projekte werden es immer mehr? Daraus lässt sich nur schlussfolgern, dass Sie zu viel auf dem Tisch haben. Lesen Sie hier, wie Sie Projekte und Aufgaben richtig delegieren.

"Delegieren" hat im Deutschen einen negativen, hierarchischen Touch: Der Chef delegiert Aufgabe X an Person Y. So wird diese Einbahnstrasse an Mitspracherecht dann oft auch vom Kollegen oder Mitarbeiter aufgenommen und der Empfänger denkt sich: "Bitte nicht noch mehr Arbeit!".

Dass die Übertragung von Aufgaben und Projekten jedoch auch etwas Positives hat, verkennen die meisten (ja, auch ich erwische mich regelmäßig beim Abwinken). Zum einen für Sie selbst, dass Sie persönlich wieder mehr Zeit haben, um sich auf Ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren, als auch für die Person, welche die Aufgabe übernimmt. Schauen wir uns die Vorteile genauer an.

Delegieren ermöglicht Lernfaktor

Wenn Aufgaben nicht gut übertragen werden, gehen damit auch Lernmöglichkeiten verloren. Dies wirkt sich nachteilig auf das Wachstum und die Weiterentwicklung Ihres Teams oder Ihrer Kollegen aus und führt wiederum zu einer geringeren Motivation im Team – Stichwort stagnierende Lernkurve und Komfortzone. Die Folge davon kann beispielsweise eine hohe Fluktuation sein. Denn, und das wissen wir aus zahlreichen Studien zur Mitarbeiterzufriedenheit: Gute Fach- und Führungskräfte wollen sich weiterentwickeln und (ver-)suchen ggf. ihr Glück bei anderen Unternehmen.

Doch lassen sich durch sinnvolles Delegieren wirklich bessere Ergebnisse erzielen und handelt es sich nicht nur um "Arbeit abdrücken"? In den meisten Fällen lautet die Antwort klar und deutlich: Ja. Laut Angaben des Center for Creative Leadership zählt Delegieren zu den vier wichtigsten Fähigkeiten, an denen Führungskräfte weltweit arbeiten müssen, um noch effektiver zu werden. Was also macht richtiges Delegieren aus?

1. Effektives Delegieren erfordert eine gute und strukturierte Planung

Ohne eine vorab ausgeklügelte Vorgehensweise ist effektives Delegieren sehr schwierig, wenn nicht sogar unmöglich. Wir haben vermutlich alle schon mal die Frage gehört: „Kannst Du das bitte mal schnell für mich erledigen?“ Man hat keine Ahnung, worum es eigentlich geht, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss oder ob es spezielle Anforderungen gibt.

Wenn Sie diese Fehler vermeiden möchten, müssen Sie Ihre Übertragung von Aufgaben und Projekten gut planen und strukturieren. Bei Aufgaben, die Sie wiederum erhalten, sollen Sie gezielt nachfragen: Warum, bis wann und wie. Mit diesen fünf Schritten gelingt Ihnen das Delegieren von Aufgaben ganz einfach:

  1. Machen Sie sich mit den Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Kollegen oder Mitarbeiter vertraut: Hat der betreffende Kollege die richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen sowie das erforderliche Fachwissen und die nötige Motivation für die Aufgabe? Vertrauen Sie dem Mitarbeiter? Wenn Sie diese Frage mit „Nein“ beantworten, dann müssen Sie zunächst die nötigen Kompetenzen sowie das erforderliche Wissen und Vertrauen im Team, in der Abteilung oder im Unternehmen aufbauen.
  2. Stellen Sie genügend Hintergrundinformationen zur Aufgabe bereit: Legen Sie genau dar, wie sich diese Aufgabe bzw. das Projekt ins große Ganze einfügt und welche Ziele damit verfolgt werden. Gehen Sie zudem darauf ein, was Ihre Mitarbeiter oder Kollegen bei der Umsetzung lernen können.
  3. Legen Sie konkrete Ziele und Erwartungen fest: Stellen Sie in einem persönlichen Gespräch sicher, dass die Aufgaben, Vorgehensweisen und Zeitpläne auf beiden Seiten klar sind. Außerdem sollten Sie klar festlegen, wie viel Entscheidungsbefugnis die Kollegen und Mitarbeiter haben und wann sie mit Ihnen besser noch einmal Rücksprache halten sollten.
  4. Behalten Sie den Fortschritt im Blick: Fragen Sie regelmäßig nach Updates im Rahmen der vereinbarten Intervalle, meistern Sie Hürden gemeinsam und halten Sie Ihre Kollegen bezüglich etwaiger Änderungen auf dem Laufenden. Unter Umständen kann es erforderlich sein, dass Sie die Ziele und Erwartungen im Projektverlauf anpassen müssen.
  5. Tauschen Sie Feedback aus: Fragen Sie die betreffenden Kollegen nach ihrer Einschätzung zum Projektverlauf und geben Sie anschließend Ihr Feedback ab – beispielsweise anhand von Leitfragen wie „Was hat mir gefallen?“, „Was hat nicht so gut geklappt?“ oder „Was könnten sie beim nächsten Mal anders bzw. besser machen?“.

2. Effektives Delegieren durch geteilte Verantwortung

Oftmals wird davon ausgegangen, dass die Übertragung von Projekten oder Aufgaben allein in der Verantwortung der Führungskraft bzw. der Person liegt, welche die Aufgaben an andere delegiert. Dies ist allerdings nicht der Fall. Denn letztendlich möchten Sie Situationen vermeiden, in denen Ihr Team oder die Kollegen die übertragene Aufgaben einfach nur stillschweigend annimmt. Vielmehr sollten die Personen aktiv Verantwortung übernehmen und sich als neuer Projekt-Owner so auch fühlen.

Eine gute Methode ist, die oben erwähnten fünf Schritte mit Ihren Kollegen oder Ihrem Team durchzusprechen und anschließend festzulegen, wie diese konkret ausgeführt werden. Eventuelle Schwachstellen lassen sich auf diese Weise gut erkennen und einfach beheben. So können Ihre Kollegen beispielsweise:

  • Ihre eigenen Fähigkeiten noch besser einbringen und eine auf Vertrauen und Verlässlichkeit basierende Beziehung aufzubauen
  • Fragen stellen, falls sie mehr Hintergrundinformationen benötigen
  • Ziele und Erwartungen klären, sodass auf beiden Seiten ein gemeinsames Grundverständnis besteht
  • Aktiv Rückmeldung zum Fortschritt geben
  • Feedback einholen und abgeben, sodass beide Seiten aus den Erkenntnissen lernen und sich verbessern

3. Effektives Delegieren ist eine gute Gelegenheit, sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln

Viele Mitarbeiter möchten sich weiterentwickeln – und das ist gleichzeitig eine zentrale Voraussetzung für motiviertes und engagiertes Arbeiten. Wenn Sie die Übertragung von Aufgaben bewusst als eine Chance zur Weiterentwicklung wahrnehmen und das so auch kommunizieren, profitieren Sie und Ihre Kollegen davon.

Indem Sie sich zurücknehmen, wachsen Ihre Kollegen mit den Aufgaben und bauen Kompetenzen  und Selbstvertrauen auf und machen machen wertvolle Erfahrungen in einer für sie bis dato eventuell unbekannten Materie.

Wenn Sie also zum ersten Mal eine Aufgabe bzw. ein Projekt an einen Mitarbeiter oder Kollegen übertragen, wird es Ihnen vielleicht noch schwer fallen, die Zügel komplett aus der Hand zu geben. Schließlich möchten Sie sicherstellen, dass die Aufgabe bestmöglich erledigt wird. Und vernünftiges Delegieren will gelernt sein.

Deshalb benötigen Sie eine gründliche Planung der Aufgabenverteilung, speziell bei größeren Projekten, welche sich ganz und gar nicht gleichsetzen lässt mit "Arbeit abladen". Denn ohne vernünftige Planung laufen Sie Gefahr, dass Sie zu sehr involviert bleiben. Beim nächsten Mal wird es Ihnen dann vermutlich schon leichter fallen, sich zurückzunehmen. Im Laufe der Zeit wird es für Sie dann kein Problem mehr sein, wenn Kollegen oder Ihr Teammitglied die volle Verantwortung übernimmt und die Aufgabe eigenständig angeht.

Beim Delegieren geht es vor allem darum, dazuzulernen und Wagnisse einzugehen. Es ist für alle Beteiligten eine Herausforderung und gleichzeitig eine Chance, die eigenen Fähigkeiten und Kompetenzen auszubauen und Erfahrungen zu sammeln.

Worauf warten Sie noch?

Das hört sich alles leicht an – warum haben wir aber oftmals Schwierigkeiten damit, Aufgaben an andere zu übertragen und unterliegen oft einem Kontrollwahn? Viele Fach- und Führungskräfte haben schlicht und ergreifend Angst davor, loszulassen. Dies bestätigt übrigens Jahr für Jahr auch unser HR-Report

Diese Angst wird in vielen Fällen durch wenig hilfreiche Annahmen bestärkt. So denken viele Fach- und Führungskräfte, dass ihre Lösung die beste sei – dadurch fällt es ihnen umso schwerer, anderen zu vertrauen (Fremdbild vs. Selbstbild). Andere wiederum sind der Ansicht, dass sie nicht die Zeit dafür haben, anderen Kollegen eine bestimmte Aufgabe zu erklären, und erledigen diese „nur noch dieses Mal“ selbst.

Für ein effektives Delegieren müssen Sie solche eingefahrenen und hinderlichen Ansichten hinterfragen (keine Sorge, ich erwische mich selbst oft genug dabei) und sich aktiv die Vorteile der Aufgabenübertragung vor Augen führen. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen:

  • Was sind meine Ansichten über die Delegation von Aufgaben (sowohl aus der Sicht des Übertragenden als auch aus Sicht des Empfängers)?
  • Inwiefern beeinflussen diese Ansichten mein Verhalten?
  • Sind diese Ansichten für mich hilfreich oder eher hinderlich?
  • Wie bin ich zu diesen Ansichten gekommen?
  • Wenn diese Ansichten für mich ein Hindernis darstellen: Inwiefern kann ich sie hinterfragen?

Wenn Sie sowohl Ihr eigenes Potenzial als auch das Ihres Teams oder Ihrer Kollegen voll entfalten möchten, sollten Sie sich mit der Frage befassen, welche Aufgaben Sie vielleicht besser auf Ihre Kollegen oder Mitarbeiter übertragen, wer am besten geeignet ist für die Aufgabe.

Wie leicht oder schwer tun Sie sich mit dem Thema Delegieren? Ich freue mich über einen Austausch mit Ihnen.

 

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