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Vergangene Woche haben wir die erste – und vielleicht größte – Hürde bei Ausschreibungen genommen: Wer der Ausschreibung die Stirn geboten, sich durch formale und fachliche Anforderungen gekämpft und die richtigen Kollegen ins Boot geholt hat, hat bereits einen Meilenstein geschafft. Jetzt geht es darum, das Angebotskonzept festzulegen, Texte und Grafiken zu erstellen und Schlüsselbotschaften darin zu verankern.

Konkrete Tipps für Dos and Dont‘s im Ausschreibungsmanagement

Zugegeben, wenn das so einfach wäre, gäbe es kein spezialisiertes Ausschreibungsmanagement. Nicht jeder, der fachlich versiert ist, fühlt sich zum Goethe berufen oder zaubert gerade mal eben eine Grafik aus der Tasche. Wer jedoch einige wichtige Aspekte im Hinterkopf behält, hat eine reelle Chance, im Kampf um den strategischen Deal die Nase vorn zu haben. Konkrete Tipps für Dos and Dont‘s:
  • Bei Ausschreibungen geht es darum, verschiedene Anbieter neutral zu vergleichen. Punkt. Also machen Sie dem ausschreibenden Unternehmen die Bewertung so einfach wie möglich, indem Sie Ihr Angebot logisch gliedern bzw. vorgegebene Strukturen einhalten
  • Geben Sie dem (potenziellen) Kunden das, wonach er fragt. Oder anders gesagt: Reichen Sie nur dann ein Angebot ein, wenn Sie die in der Ausschreibung angefragten Leistungen oder Produkte tatsächlich liefern können. Ausschreibungsbearbeitung ist für alle Seiten mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden. Der Ausschreibende sollte keine Nerven lassen für Angebote, die am Ausschreibungsgegenstand vorbeilaufen. Noch sollten Sie Ihre Zeit investieren
  • Legen Sie Ihre Leistungen, Vorteile der möglichen Zusammenarbeit sowie Ihre Alleinstellungsmerkmale (USPs) klar und aussagekräftig dar
  • Überprüfen Sie alle Texte auf Rechtschreibung und Zeichensetzung. Zwar sagen Tippfehler nicht unbedingt etwas über fachliche Qualifikation aus, aber doch über Sorgfalt und Zeitmanagement. Arbeiten Sie optimalerweise im Vieraugensystem
  • Erliegen Sie nicht der Versuchung, dem Angebot sämtliche verfügbaren Marketingbroschüren anzuhängen. Beschränken Sie sich auf das Material, das Ihr Angebot wirklich unterstützt und inhaltlich passt
  • Haben Sie während des gesamten Projekts ein Auge auf Zeitplanung und Logistik. Muss ein Angebot in Papierform eingereicht werden, rechnen Sie entsprechend Zeit für Druck, Bindung/Heftung und vor allem für Versand ein. Versichern Sie sich im Vorfeld, dass notwendiges Material (Umschläge, Ordner, Ringbindungen, CD-ROMs etc.) vorhanden ist
  • Und schließlich: Wenn Ihr Angebot fertig ist, überprüfen Sie es auf Vollständigkeit. Auch gerne mehrfach
Eva RunkelBetrachten Sie Ihr Angebot als das, was es ist: ein Verkaufsdokument. Würden Sie sich, wenn Sie das ausschreibende Unternehmen wären, selbst überzeugen? Hätten Sie das Gefühl, über alle notwendigen Informationen zu verfügen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können? Wirkt das Angebot auf Sie ansprechend und gut strukturiert? Sie können alle drei Fragen mit Ja beantworten? Dann nichts wie raus damit an den Kunden. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!

Über Gastautorin Eva Runkel

Eva Runkel ist seit April 2012 bei Hays im Bereich Bid Management tätig. Als Senior Bid Manager koordiniert und bearbeitet sie Ausschreibungen innerhalb der D-A-CH-Region sowie auf internationaler Ebene.

Kommentare


  1. Michael Scherf

    Hallo Frau Runkel,

    Ihren Worten kann ich mich nur anschließen.

    Als Projektingenieur hole ich für meine Projekte Angebote ein. Immer wieder stelle ich dabei fest, dass Angebote mit der Ausschreibung wenig Gemeinsamkeiten aufweisen. Dabei stelle ich mir dann die Frage, werden diese Ausschreibungen auch gelesen, oder nur nach Schema F abgehandelt. Ziel: Angebot erstellen, egal ob es gerade passt oder mit Fantasie angepasst wird.
    Es freut mich immer, wenn Angebote übersichtlich, ohne Schnörkel und der Anfrage gemäß gestaltet sind.

    Antworten
    1. Eva Runkel

      Hallo Herr Scherf,
      vielen Dank für Ihren Kommentar. Es ist immer spannend, von der anderen Seite zu hören – also von denen, die die Angebote lesen und vergleichen. Es freut mich, dass Sie sich in meinem Post wiedergefunden haben.
      Schöne Grüße
      Eva Runkel

      Antworten

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