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Kürzlich erst hatte ich eine leicht verzweifelt klingende Kollegin am Telefon: Ein Kunde hatte ihr die Einladung zur Teilnahme an einer Ausschreibung zukommen lassen. Das Ausschreibungsdokument umfasste zwanzig Seiten. Beim Lesen der ersten Seite fehlte der Kollegin der Durchblick. Bei der zweiten brauchte sie einen Kaffee. Bis zur dritten ist sie nie gekommen. Kennen Sie das? Ob auf der Suche nach einem leistungsfähigen Partner für ein bestimmtes Projekt, zur Auswahl eines Preferred Supplier oder für eine Lieferantenkonsolidierung: Immer mehr Unternehmen nutzen Ausschreibungen, um strategische Deals compliant abzuwickeln. Dabei fragen sie sich von Finanzkennzahlen über Alleinstellungsmerkmale bis hin zu Referenzprojekten einmal querbeet durch das gesamte Lieferantenunternehmen. Und sorgen damit vielfach für Überforderung.

Ausschreibungen: Es gibt vieles zu beachten

Allein schon der Umfang der Ausschreibungsdokumente treibt dem einen oder anderen Mitarbeiter den Schweiß auf die Stirn. Wer sich zuvor noch nie mit Ausschreibungen beschäftigen musste, verliert schnell den Überblick und die Geduld. Auch das Auftreiben und Zusammenstellen der angefragten Informationen ist mit deutlich mehr Aufwand und Nerven verbunden, als der erste Anschein erahnen lässt. Je größer die Firma, umso spezialisierter sind die einzelnen Abteilungen und umso verstreuter die Informationen. Geschäftsführung, Controlling, Marketing, Rechtsabteilung, Fachbereiche, IT… sie alle müssen angezapft werden, Auswertungen fahren, Detailwissen liefern. Dieses wiederum muss ausschreibungskonform aufbereitet, ansprechend dargestellt, logisch verknüpft, schlüssig strukturiert werden – und das natürlich immer unter Einhaltung der Corporate Identity. Was also tun, wenn einem eine solche Ausschreibung auf den Tisch flattert?

Ausschreibungsbearbeitung ist interdisziplinär – und daher Teamarbeit

Eines sei vorab gesagt: Ausschreibungen sind nichts für Einzelkämpfer. Eine Ausschreibung gewinnt man im Team. Das bedeutet aber auch, dass Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten klar verteilt und abgegrenzt werden müssen. Und dass einer den Hut aufhaben muss, der die eingebundenen Bereiche koordiniert und sämtliche Ergebnisse zusammenführt. Hier sind effizientes Projektmanagement, Entscheidungskompetenz sowie starke Nerven – auch und vor allem unter Zeitdruck – gefordert. Vorteilhaft ist zudem ein gutes Netzwerk innerhalb des eigenen Unternehmens.

Verstehen, worum es geht

Zunehmend mehr Unternehmen setzen daher auf ein professionelles Ausschreibungsmanagement. Dieses entwickelt das Angebotskonzept, übernimmt die Informationsgenerierung und erstellt das Angebot unter Einhaltung aller Kundenvorgaben. Des Weiteren stellt es einen effizienten Ressourceneinsatz sowie einen einheitlichen Markenauftritt des Unternehmens sicher. Häufig jedoch muss sich der Vertrieb/die Fachabteilung selbst durch das Ausschreibungsdickicht kämpfen – und steht damit nicht selten wie die eingangs erwähnte Kollegin vor einem vermeintlich unüberwindbaren Hindernis. Die nachfolgende Checkliste soll daher Hilfestellung für die prinzipielle Herangehensweise geben:
  • Gehen Sie das Projekt sofort an. Selbst wenn die Deadline noch vier Wochen entfernt ist. In aller Regel lässt Ihnen der Kunde nicht aus Großzügigkeit so viel Zeit. Sie werden sie brauchen
  • Lesen Sie das/die Ausschreibungsdokument(e). Ganz. Auch die Teile, die Sie nicht so schrecklich interessieren. Also auch die formalen. Selbst wenn Ihr Unternehmen hochkompetent ist, kommen Sie damit nicht weit, wenn Sie angefragte Dokumente vergessen oder die Deadline verschwitzen
  • Definieren Sie für sich, um was es in der Ausschreibung geht. Wenn Sie Inhalte nicht verstanden haben, fragen Sie beim Kunden nach. Das ist okay, das machen alle. Beachten Sie dabei gegebenenfalls formale Vorgaben oder Fragefristen
  • Überlegen Sie sich, wen Sie für die Angebotserstellung einbinden müssen. Sind rechtliche Dokumente zu prüfen? Müssen Zahlen angefordert werden? Informieren Sie entsprechende Bereiche. Sofort. Nach hinten hinaus wird die Zeit sowieso knapp (das wird sie immer). Geben Sie daher allen den größtmöglichen zeitlichen Spielraum
  • Stellen Sie sicher, ob – und wenn ja, wie – bestehendes Business bei dem Kunden durch die Ausschreibung betroffen sein könnte. Eine Ausschreibung ist immer eine Einladung. Die darf man unter Umständen auch ausschlagen. Nur sollten Sie dann beachten, welche Auswirkung eine Nichtteilnahme unter Umständen nach sich ziehen kann
Eva RunkelAlle Punkte abgearbeitet, alle notwendigen Kollegen ins Boot geholt und aufgegleist? Dann, würde ich sagen, ist es jetzt erst einmal Zeit für eine Kaffeepause. Oder ein Feierabendbierchen. Welche Aspekte Sie bei der Angebotserstellung beachten sollten, lesen Sie nächste Woche im zweiten Teil dieses Blogposts.

Über Gastautorin Eva Runkel

Eva Runkel ist seit April 2012 bei Hays im Bereich Bid Management tätig. Als Senior Bid Manager koordiniert und bearbeitet sie Ausschreibungen innerhalb der D-A-CH-Region sowie auf internationaler Ebene.

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