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Das Telefoninterview – warum es stattfindet, was es beinhaltet und wie Sie sich vorbereiten

Karriere-Tipps | Katharina Hain

Obwohl eine große Mehrheit an Unternehmen gerne auf Telefoninterviews im Auswahlprozess setzt, nehmen diese bei Bewerbern oft eine untergeordnete Rolle für den Bewerbungsprozess ein. Manch ein Kandidat zeigt sich überrascht, eine Einladung zum Telefoninterview zu bekommen.

Andere Aspiranten um eine Stelle unterschätzen diese Form der Personalauswahl gar und sind ob der schnell darauffolgenden Absage enttäuscht. Damit Ihnen genau das nicht passiert, bekommen Sie einige wertvolle Tipps.

Warum greifen Personaler zum Telefoninterview?

Schon hier herrscht oft ein Irrglaube: „Ich werde nur zum Telefoninterview eingeladen, weil meine Bewerbung nicht überzeugt hat!“ Wer so denkt, geht schon mit den falschen Voraussetzungen und einem oft unguten Gefühl in ein Gespräch. Das führt nicht selten zu einer angespannten Gesprächsatmosphäre und somit gegebenenfalls sogar zu einer Absage.

Abstreiten kann ich nicht, dass einige Unternehmensvertreter zum Hörer greifen, um eine eher durchschnittliche Performance in den Bewerbungsunterlagen zugunsten – oder zulasten? – des Bewerbers ausschlagen zu lassen. Eine Vielzahl der Unternehmen setzt Telefoninterviews allerdings ein, weil diese im Bewerbungsprozess auf beiden Seiten Zeit und im Falle des Unternehmens auch personelle Ressourcen sparen. Fast zwei Drittel aller Bewerber wünschen sich eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch binnen zehn Tagen. Für viele Personaler ist das aufgrund der Masse an Bewerbungen reine Utopie. Daher gibt es eine personalisierte Vorstufe zum Face-to-Face-Interview. Im telefonischen Bewerbergespräch prüfen Personaler unter anderem:

  • Ihre Eignung bezüglich der Muss-Kriterien für die Position
  • Ob die Vorstellungen bezüglich der relevanten Rahmenbedingungen übereinstimmen
  • Ob Sie die relevanten persönlichen und sozialen Kompetenzen für die Position mitbringen (kompetenzbasierte Beurteilung)

Einige Unternehmen rufen Sie dazu ohne vorherige Terminabsprache an. Fühlen Sie sich gut vorbereitet, können Sie das Gespräch gerne direkt führen. Achten Sie hierzu allerdings auf eine ruhige Umgebung. Sie können sich auch die Freiheit nehmen, das Gespräch auf einen anderen, geeigneteren Termin zu vertagen. Schlagen Sie dazu am besten gleich einen oder mehrere Termine oder Zeitfenster vor.

Wie läuft ein Telefoninterview ab?

Um sich gezielt vorbereiten zu können, ist es wichtig zu wissen, wie ein Telefoninterview in der Regel abläuft. Den Personalern fehlt beim telefonischen Bewerbungsgespräch zwar die visuelle Komponente, dennoch werden zumeist ähnliche Fragen gestellt, wie sie auch beim Jobinterview vorherrschen.

Meist werden Sie zunächst darum gebeten, sich vorzustellen und durch Ihren Lebenslauf zu führen. Besonders Stationen, bei denen der Personaler Fragen haben könnte – wie beispielsweise unerklärte Lücken oder unkonventionelle Stellenwechsel –, stehen im Vordergrund.

Um Ihre Eignung für die Stelle zu überprüfen, werden Sie oft nach Ihren Vorstellungen zur Position gefragt und welche Erfahrungen Sie mitbringen. Hier geht es darum, herauszufinden, ob Sie den gesuchten Anforderungen auch gerecht werden. 

Unternehmensvertreter prüfen im ersten Schritt gerne – wenn auch nur kurz – Ihre persönlichen und sozialen Kompetenzen. Passen Sie zum Unternehmen? Eignen Sie sich für die Aufgaben im zukünftigen Team? Dies erfolgt meist kompetenzbasiert und dient einer ersten Einordnung. Außerdem steht Ihre Motivation, warum Sie sich auf diese Position bzw. in diesem Unternehmen beworben haben, im Fokus.

Schlussendlich erfolgt noch ein kurzer Abgleich zu den Rahmenbedingungen. Passen Ihr mögliches Startdatum, Ihre Gehaltsvorstellungen oder auch Ihre Umzugs- oder Reisebereitschaft im Großen und Ganzen zu den vorherrschenden Gegebenheiten?

Wie bereiten Sie sich auf ein Telefoninterview vor?

Eine gezielte Vorbereitung erfolgt bei einem Telefoninterview ähnlich wie bei einem persönlichen Bewerbungsgespräch:

  • Üben Sie auch für ein Telefoninterview, wie Sie zielgerichtet und effizient durch Ihren Lebenslauf führen
  • Lesen Sie sich die Stellenausschreibung noch einmal gut durch und markieren Sie sich Kompetenzen, die Sie mitbringen.
  • Überlegen Sie sich Beispiele aus Ihrem bisherigen beruflichen oder privaten Umfeld zu geforderten persönlichen und sozialen Kompetenzen, sodass Sie kompetenzbasierte Interviewfragen meisten
  • Informieren Sie sich eingehend über Ihren Arbeitgeber – nicht nur auf dessen Website, sondern auch über die (Online-)Presse, die sozialen Medien oder Bewertungsportale
  • Bereiten Sie sich auf Standardfragen und mögliche Fangfragen vor und überlegen Sie sich, wie Sie etwaige Lücken im Lebenslauf erklären
  • Machen Sie sich Gedanken über die Rahmenbedingungen. Wann können Sie zur Verfügung stehen? Sind gegebenenfalls Auflösungsverträge möglich? Wie gestalten sich Ihre Gehaltsvorstellungen?
  • Welche Fragen haben Sie an das Unternehmen? Im Telefoninterview haben Sie die Chance, wichtige Informationen für ein etwaiges Vorstellungsgespräch zu erfahren.

Wie bereits erwähnt empfehle ich Ihnen, ein telefonisches Jobinterview genauso ernst zu nehmen wie ein persönliches Vorstellungsgespräch. Ihre Vorbereitung sollte daher ebenso gründlich erfolgen.

Erkenntnisse aus dem Telefoninterview können Sie dann in die Vorbereitung auf Ihr Bewerbergespräch einbauen, um am Ende ein rundes Bild von der Position und dem Unternehmen zu bekommen. Und um umgekehrt natürlich das bestmögliche Bild von Ihnen im Vorstellungsgespräch abgeben zu können.

Dos and Don’ts im Telefoninterview

Diese Punkte verschaffen Ihnen einen Vorteil:

  • Eine umfassende Vorbereitung lässt Sie sicher und kompetent wirken.
  • Melden Sie sich während Ihrer Bewerbungsphase bei jeder unbekannten Nummer formell am Telefon, da spontane Telefoninterviews durchaus von Unternehmen eingesetzt werden können.
  • Suchen Sie sich eine ruhige Gesprächsumgebung für Ihr Telefoninterview und räumen Sie sich genügend Zeit ein.
  • Legen Sie sich Ihre Unterlagen, die Stellenausschreibungen und Ihre Notizen zurecht, um auch auf unerwartete Fragen gezielt antworten zu können.
  • Bestenfalls sitzen Sie während des Telefonats und schauen in einen Spiegel, wahlweise auch auf das Bild Ihres Gesprächspartners, das Sie auf XING oder LinkedIn aufrufen. Auf diese Weise sind Sie fokussierter und wirken am anderen Ende der Leitung präsenter.
  • Lächeln Sie Ihren fiktiven Gesprächspartner an. Dadurch wirkt Ihre Stimme und somit auch Sie natürlicher und authentisch.

Was Sie besser unterlassen sollten:

  • Sich zu informell am Telefon zu melden, weil Sie gerade auch auf einen Rückruf aus Ihrem Freundeskreis warten. Eine fehlende Mailboxansage Ihrerseits kann den Personaler ebenfalls dazu bringen, vielleicht zunächst jemand anderen anzurufen.
  • Unvorbereitet ein spontanes Telefoninterview zu führen, nur weil Sie denken, dass Geschwindigkeit und Spontanität Sie im Bewerbungsprozess weiter nach vorne bringen.
  • Vom Mobiltelefon aus mit schlechter Verbindung zu telefonieren, denn wichtige Nachrichten oder Satzenden können verloren gehen.
  • Zu schnelles oder lautes Sprechen, wilde Gesten oder Mimik, denn auch ohne Videokamera nimmt Ihr Gesprächspartner dies wahr.
  • Ihrem Gesprächspartner ins Wort fallen, weil Sie denken, die Verbindung sei schlecht. Akzeptieren Sie natürliche Sprechpausen.

Grundsätzlich gilt beim Telefoninterview ebenso wie bei allen anderen Schritten im Bewerbungsprozess: Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete! Nehmen Sie sich genügend Zeit dafür und gehen Sie strukturiert vor. Weitere Informationen rund um Ihren Bewerbungsprozess und weitere Karrierefragen beantworten wir Ihnen in unserem Karriere-Center.

Kein digitaler Wandel ohne Lernen: Zwischen Selbstverantwortung & Führungsaufgabe

Karriere-Tipps | Unsere Kollegen

  • Wie schaffen wir den Spagat aus Selbstverantwortung einerseits und Förderung durch das Unternehmen andererseits um dem Ruf des lebenslangen Lernens nachzukommen?
  • Sind Millennials weitaus weniger lernbereit als die Generationen vor ihnen?
  • Welche Rolle spielt die einzelne Führungskraft beim Thema Lernen?

Im aktuellen HR-Report von Hays sehen die Befragten Lernbereitschaft auf Platz 1 der notwendigen Kompetenzen, um die Beschäftigungsfähigkeit im Zuge des digitalen Wandels zu erhalten. Dicht gefolgt von Lernfähigkeit und Teamfähigkeit in unterschiedlichen Teamformen.

Führungskräfte und Unternehmen müssen sich überlegen, wie sie diese Lernbereitschaft nachhaltig in die Organisation und in ihre Teams tragen. Gleichzeitig liegt die Selbstverantwortung, Lernen noch intensiver in sein Leben einzubauen, beim Individuum. Wie kann das gelingen in unserem anspruchsvollen Berufsalltag? Und wie steht es um die Lernbereitschaft der jüngeren Generation?

Lernkultur: Lernbereitschaft und Selbstverantwortung bei den eigenen Mitarbeitern fördern

Die aktuell beliebtesten Maßnahmen zur Förderung der Beschäftigungsfähigkeit wie z.B. Weiterbildung, Gesundheitsförderung oder Zusammenarbeit in gemischten Teams hat der HR-Report aufgezeigt. Was ich besonders bemerkenswert finde: Die professionelle Begleitung durch die Organisation. In dem Moment wo die „Führungskraft als Personalentwickler“ weniger wichtig wird (auf den vorletzten Platz der Befragung gefallen), muss die Organisation strukturell einspringen und entsprechende (Frei-)Räume und Standards schaffen.

Die Nachfrage danach beobachten viele Recruiter in ihrer täglichen Arbeit: Bewerber fordern konkrete Lernmöglichkeiten ein beim Arbeitgeber und entscheiden nicht zuletzt deswegen, wo sie ihre Karriere beginnen oder fortsetzen. Hier vergeben Unternehmen meines Erachtens noch zu viele Chancen, indem sie diesen Wunsch nicht konsequent aufgreifen. In meiner Erfahrung hat sich dafür das Schaffen von gemeinsamen Formaten sehr bewährt, z.B. Learning Days (Mitarbeiter suchen sich gezielt Lerninhalte aus und werden dafür einen Tag freigestellt), Lunch & Learn (Lernimpulse während der gemeinsamen Mittagspause) und Job Rotation (ich schnuppere für eine bestimmte Zeit in den Arbeitsalltag von jemand anderem).

Als Unternehmen oder Führungskraft vermittle ich dadurch dem Mitarbeiter: Ich darf und soll lernen – dafür wird mir vom Unternehmen Zeit eingeräumt und es wird wertgeschätzt.

Weitere Werkzeuge, die ich als sinnvoll erachte:

  • Frei einsetzbare Lernbudgets.
  • Experimentierräume in denen ich Führung begleitet erlernen kann, z.B. über Projektleitungsfunktionen, Job-Shadowing und Führen auf Zeit.
  • Karrierewege und strukturierte Beförderungsrunden, die auch an Weiterbildung geknüpft sind –> manchmal braucht das Lernen auch einen Anreiz, denn es ist gerade neben dem Beruf nicht immer nur spaßig am Abend oder Wochenende noch zu pauken.

Wichtig ist bei alldem Transparenz. Ich sollte als Mitarbeiter genau verstehen können, was meine Chancen im Unternehmen sind und welche Entwicklung ich in Zukunft machen kann. Hier sind Personalentwicklung und Führungskraft gefragt als Coach und Begleiter.

Dafür muss ich aber auch als Mitarbeiter meine Entwicklungswünsche klar formulieren und äußern können (Stichwort Selbstverantwortung). So lassen sich frühzeitig neue Rollen finden samt den entsprechenden Trainingsprogrammen. Zudem wünsche ich mir, dass Lernen in der Führung noch mehr vorgelebt wird. Das Top Management sollte durch aktives Lernen vorangehen und das auch offen kommunizieren.

©Hays 2019

Lernbereitschaft: Millennials fauler als die Generationen vor ihnen?

Was in der Studie besonders auffällt: Die Generation Y (Millennials) zeigt mit 32 % weniger Lernbereitschaft als die Generation 50+ mit 54%. Sind Millennials also Lernmuffel? Ich glaube nein. Aufgrund der höheren Berufserfahrung überrascht mich das sehr hohe Ergebnis bei den 50+ nicht.

Den Menschen dieser Altersgruppe ist es viel präsenter, dass viele der früher erlernten Fähigkeiten heute nicht mehr aktuell sind. Sie haben den Wandel von „meine Fähigkeiten sind heute aktuell und morgen müssen sie weiterentwickelt werden oder gar neuen Fähigkeiten weichen“ schon öfter erlebt und verinnerlicht. Die 32% zeigen aber natürlich auch, dass wir noch einen Weg zu gehen haben um tatsächlich auch jeden in dieser Altersgruppe frühzeitig auf die Herausforderungen hinzuweisen. Auch hier ist, wie oben beschrieben, das Zusammenspiel aus Personalentwicklung, Führungskraft und Unternehmen gefragt.

Wer lebenslanges Lernen vorgelebt bekommt und die positiven Aspekte beobachtet, die daraus entstehen, wird das nachahmen. Der bekannte Psychologe Albert Bandura bezeichnet diesen Wirkmechanismus als „Lernen am Modell“. So sind wir Menschen von klein auf programmiert: Wir lernen durch Beobachtung und machen anderen Menschen Sachen nach (Lern-Psychologie 2019).

©Hays 2019

Fazit

Letztlich ist lebenslanges Lernen eine Universalfähigkeit. Wichtig ist, dass jeder Einzelne das für sich selbst versteht und seinen Teil dazu beiträgt.

  • Unternehmen profitieren von besser ausgebildeten Mitarbeitern. Also bezahle ich meinem Mitarbeiter den Kurs.
  • Menschen profitieren von Lernchancen und Qualifizierung. Also bezahle ich einige Kurse selbst und lerne in meiner Freizeit.
  • Das Umfeld von Menschen profitiert, wenn sich jeder einzelne weiterentwickelt. Also stelle ich meinen Partner „frei“ für ein Lernwochenende“.

Sich bewusst zu sein, dass die eigenen Fähigkeiten einem immer schnelleren Wandel unterliegen und ich aktiv etwas machen kann, um relevant zu bleiben, ist der entscheidende Schritt in die richtige Richtung!

Über unseren Kollegen Stephan Rathgeber

Stephan Rathgeber ist Head of Digital und steuert in dieser Rolle gemeinsam mit seinen Teams die digitale Transformation von Hays. Die Themenfelder erstrecken sich dabei von Digitalstrategie über Lead Generierung, Website und Plattform Management, Analytics bis hin zu Content Play und Performance.